Notre questionnaire est conçu pour être envoyé au plus grand nombre de personnes, que ce soit par adresse mail ou non. L'objectif est de maximiser la participation en utilisant des méthodes d'envoi variées qui s'adaptent aux besoins de chacun.
Il est possible de combiner plusieurs modes d'envoi, en invitant par adresse mail ceux qui en disposent et en privilégiant d'autres moyens de communication pour ceux qui n'en disposent pas. Cette approche permet d'assurer que tous les invités, indépendamment de leur accès à internet ou à une adresse email, puissent participer au questionnaire.
Si tous vos invités n'ont pas d'adresse mail, voici quelques pistes.
Les modes d'envoi
- Le mode SMS
Si vos collaborateurs disposent d'un numéro professionnel, il est possible de les inviter par sms. Le fonctionnement est similaire aux invitations par adresse mail, nous nous occupons des invitations, avec par défaut, une première invitation puis trois relances pour ceux qui n'ont pas encore répondu.
Les invitations partiront à 10h du matin de l'alias "HappyIndex". Nous proposons un modèle d'email, mais celui-ci peut-être modifié.
Retrouvez ici comment ajouter vos invités par sms.
- Le lien générique
Le lien générique est un lien sécurisé, qui, à partir d'un seul lien, permet d'inviter toute votre cible.
Pour fonctionner, vous devez choisir un identifiant pour chacun de vos invités (identifiant, prénom.nom....), que ces derniers devront renseigner avant de pouvoir accéder au questionnaire. Cela permet notamment que seuls les personnes invitées puissent répondre, et qu'elles ne puissent pas répondre plusieurs fois.
Nous vous mettons le lien à disposition dans votre enquête, onglet "configurer" --> "vue globale". 
À vous de le diffuser par la suite.
Retrouvez ici comment ajouter vos invités par lien générique.
Comment administrer le lien générique
Le lien générique est le seul mode d'envoi que nous ne gérons pas directement.
Explorez différentes stratégies pour le partager efficacement
- Affiches et Flyers avec un QR Code : Transformez votre lien en QR Code, puis placez des affiches ou distribuez des flyers dans des lieux de passage (bureaux, cafétérias, couloirs). Les personnes peuvent scanner et accéder rapidement au contenu.
- Espaces Communautaires et Panneaux d’Affichage : Utilisez les panneaux d'affichage physiques ou numériques dans des lieux communs (cafétérias, salles de repos) pour y afficher le lien ou un QR code
- Événements en Présentiel : Lors de réunions, formations ou événements (comme les petits déjeuners ou des sessions d’onboarding), mentionnez le lien à l'oral et le partagez via une diapositive ou sur un écran.
- Messagerie Instantanée ou Groupes : Partagez le lien dans des groupes de discussion comme Slack, Microsoft Teams, WhatsApp, ou d’autres outils de messagerie utilisés au sein de votre entreprise. C'est un moyen rapide d'atteindre plusieurs personnes en même temps.
- Code QR sur Documents : Intégrez le QR code ou le lien dans des documents papier distribués en interne (rapports, newsletters imprimées, fiche de paie) que les employés ou étudiants reçoivent physiquement.
- Tuteurs et Managers : Si vous travaillez avec des tuteurs ou des managers, demandez-leur de communiquer le lien directement à leurs équipes ou étudiants lors de leurs rencontres en personne ou via leurs propres canaux de communication.
- Sessions d’Accueil et Formations : Lors des sessions de formations ou de bilans annuels, profitez-en pour partager et expliquer l’importance du lien, et encourager sa diffusion en direct.
- Ambassadeurs : Désignez des ambassadeurs internes (comme des étudiants RH, des employés impliqués, le CSE) pour diffuser activement le lien au sein de leurs réseaux via la communication orale ou des flyers
- Mise à disposition d'un ordinateur ou d'une tablette : Facilitez l'accès au questionnaire en proposant un appareil sur lequel chacun peut répondre à l'enquête à sa convenance. Vous pouvez vous déplacer parmi les équipes pour aider ceux qui en ont besoin ou installer un poste fixe dans un lieu commun.
Adopter la bonne fréquence de partage
Contrairement aux autres modes d'envoi, où nous gérons directement l'envoi des invitations, la diffusion du lien générique repose entièrement sur vous. Cela signifie que vous avez la liberté et la responsabilité de choisir les meilleurs canaux de communication adaptés à votre public. Pour maximiser l'impact de votre questionnaire, nous vous préconisons de multiplier les modes d'envoi et de diffuser régulièrement le lien.
Il est crucial de maintenir un rythme de communication régulier. En envoyant des rappels et en partageant le lien à plusieurs reprises dans différentes occasions, vous gardez le questionnaire frais dans l'esprit des participants potentiels. N’hésitez pas à adapter votre message selon le canal utilisé pour qu’il soit toujours pertinent et attrayant. En faisant preuve de créativité dans votre approche, vous pourrez encourager une participation accrue et garantir que votre questionnaire atteigne ses objectifs.